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Digitalizzare i processi aziendali: da dove partire e quali attività automatizzare
Digitalizzare i processi aziendali porta con sé diverse difficoltà pratiche.
Da quale reparto conviene iniziare? Quali strumenti già presenti possono essere mantenuti? I diversi software riescono a comunicare tra loro? Quanto tempo richiederà il cambiamento? E soprattutto: quali attività vale davvero la pena automatizzare?
A queste domande si aggiungono procedure consolidate negli anni, dati distribuiti tra sistemi differenti, persone abituate a specifiche modalità di lavoro e la necessità di continuare a gestire normalmente l’azienda durante l’introduzione delle nuove soluzioni.
Per questo un percorso di digitalizzazione ha bisogno prima di tutto di priorità chiare.
L’obiettivo è individuare i processi sui quali intervenire, comprenderne le relazioni con il resto dell’organizzazione e introdurre strumenti capaci di migliorare concretamente il lavoro quotidiano.
Da dove partire per digitalizzare un'azienda
Prima della tecnologia viene l’analisi.
Ogni azienda è composta da processi collegati: acquisizione di un cliente, raccolta di un ordine, approvvigionamento, produzione, movimentazione del magazzino, spedizione, fatturazione, assistenza.
Per capire dove intervenire è utile ricostruire come queste attività vengono svolte oggi.
Per ogni processo si possono porre alcune domande:
- quali persone sono coinvolte?
- quali informazioni servono?
- da quali sistemi provengono?
- dove vengono registrate?
- quali passaggi vengono eseguiti manualmente?
- quali verifiche vengono effettuate?
- quanto tempo richiede l’intero processo?
- dove si verificano più frequentemente ritardi o errori?
Questa mappatura permette di vedere l’attività nel suo insieme e, soprattutto, di individuare le dipendenze.
Modificare il modo in cui viene raccolto un ordine, ad esempio, può avere conseguenze sul magazzino, sull’amministrazione, sulla produzione e sulla gestione delle consegne.
Digitalizzare un singolo passaggio senza considerare ciò che avviene prima e dopo rischia quindi di spostare semplicemente il problema da un reparto all’altro.
Quali processi aziendali digitalizzare per primi
Una volta ricostruiti i flussi, arriva la parte più delicata: stabilire le priorità.
Non esiste un ordine valido per tutte le imprese. Un’azienda manifatturiera potrebbe avere come primo problema il controllo della produzione, mentre un’impresa commerciale potrebbe ottenere maggiori benefici intervenendo sulla raccolta degli ordini o sulla gestione del magazzino.
Ci sono però alcuni criteri utili per confrontare i diversi processi.
Frequenza di esecuzione del processo
Quanto spesso viene eseguita un'attività? Una procedura che richiede tre minuti ma viene ripetuta cento volte al giorno può assorbire più risorse di un'attività molto più lunga eseguita una volta al mese.
Tempo impiegato per il completamento
Quanto lavoro richiede oggi il processo? Qui conviene considerare l'intero percorso, comprese attese, verifiche, ricerca di informazioni e correzione degli errori.
Numero di persone coinvolte
Più un processo attraversa reparti differenti, maggiore può essere l'impatto di un miglioramento. Vendite, magazzino e amministrazione, ad esempio, possono utilizzare gli stessi dati in momenti differenti.
Ripetitività delle attività aziendali
Le attività caratterizzate da regole precise e passaggi ricorrenti sono spesso buone candidate per l'automazione.
Criticità e impatto degli errori
Un processo può avere una frequenza limitata ma essere particolarmente importante per l'azienda. Errori nella fatturazione, nella disponibilità delle merci o nella pianificazione della produzione possono avere conseguenze molto più ampie rispetto al tempo necessario per svolgere l'operazione.
Il valore sta soprattutto nel confronto: consente di concentrare risorse sui processi che presentano il maggiore potenziale di miglioramento.
Quali attività aziendali possono essere automatizzate
Le attività aziendali più adatte all’automazione sono quelle ripetitive, basate su regole definite e caratterizzate da frequenti inserimenti, trasferimenti o controlli di dati. Prima di automatizzarle è comunque necessario verificare che il processo sia organizzato correttamente e che i sistemi coinvolti possano scambiarsi le informazioni necessarie.
Automazione e digitalizzazione sono quindi strettamente collegate, ma ogni intervento deve essere valutato in base alle caratteristiche del processo e agli obiettivi dell’azienda.
Le prime attività da osservare sono quelle nelle quali una persona esegue ripetutamente operazioni seguendo regole già definite.
Un esempio tipico è il trasferimento delle informazioni.
Un dato viene ricevuto, copiato in un secondo sistema, verificato e successivamente comunicato a un’altra persona. Se i sistemi coinvolti possono dialogare direttamente, parte di questo percorso può essere automatizzata.
Lo stesso principio può essere applicato a numerose attività:
Inserimento e trasferimento dei dati
Anagrafiche, ordini, articoli, disponibilità e altre informazioni spesso attraversano più applicazioni.
L’integrazione tra i sistemi permette di ridurre le attività di reinserimento e mantenere i dati più facilmente allineati.
Aggiornamenti ricorrenti
Listini, disponibilità, stato degli ordini, giacenze o avanzamenti possono richiedere aggiornamenti frequenti.
Quando l’informazione è già presente in un sistema aziendale, può essere utile capire se può essere trasferita automaticamente agli altri strumenti che ne hanno bisogno.
Generazione di documenti e comunicazioni
Alcuni documenti o comunicazioni seguono procedure standard e vengono generati al verificarsi di determinati eventi.
Definendo correttamente regole e informazioni necessarie, parte del processo può essere gestita automaticamente.
Controlli e notifiche
Un sistema può segnalare scadenze, anomalie, quantità sotto una determinata soglia o attività ancora da completare.
In questo modo il personale può concentrare l’attenzione sulle situazioni che richiedono effettivamente un intervento.
Raccolta dei dati operativi
Magazzino e produzione sono due esempi nei quali il dato nasce spesso durante un’attività fisica.
Terminali, palmari o sistemi collegati agli impianti possono rendere la registrazione delle informazioni parte integrante del processo operativo.
Con il tempo le aziende accumulano software destinati a esigenze differenti. Sostituire tutto contemporaneamente può essere costoso e difficile da gestire.
Per questo, durante l’analisi, è importante capire quali sistemi continuano a svolgere bene la propria funzione e quali invece rappresentano un limite.
Il tema centrale diventa quindi l’integrazione dei dati.
Se due applicazioni utilizzano informazioni comuni, bisogna stabilire quale sistema le genera, quale le aggiorna e in che modo vengono condivise.
Una struttura chiara evita situazioni nelle quali esistono più versioni della stessa informazione e diventa difficile stabilire quale sia quella corretta.
Da quali processi conviene partire?
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Dati e organizzazione: due aspetti da preparare prima dell’automazione
Un progetto di digitalizzazione deve tenere conto sia della qualità dei dati sia del modo in cui le persone lavorano ogni giorno.
Anagrafiche duplicate, codici utilizzati in maniera differente, informazioni incomplete o formati incoerenti possono creare problemi quando aumenta il livello di integrazione tra i sistemi.
Prima di collegare software diversi è quindi importante chiarire quali dati sono realmente necessari, dove vengono conservati, chi può modificarli e come vengono identificati clienti, fornitori, articoli o commesse.
Una struttura informativa ordinata facilita l’automazione e rende più semplici anche gli interventi successivi.
Allo stesso tempo, la digitalizzazione modifica alcune modalità di lavoro e deve quindi essere accompagnata da un’organizzazione chiara.
Coinvolgere fin dalle prime fasi chi conosce direttamente il processo aiuta a individuare eccezioni, criticità e passaggi che potrebbero sfuggire a un’analisi più generale.
Anche la formazione ha un ruolo importante: procedure semplici, responsabilità definite e un periodo di affiancamento facilitano l’introduzione del nuovo metodo di lavoro e permettono di correggere eventuali criticità prima di estendere la soluzione ad altri reparti.
Meglio digitalizzare tutto insieme o procedere per fasi?
Per molte aziende può essere utile suddividere il percorso in progetti più piccoli.
Si individua un primo processo, si definiscono gli obiettivi, si introduce la soluzione e si verifica il risultato. Le informazioni raccolte durante questa fase diventano poi utili per affrontare il processo successivo.
Un percorso potrebbe seguire questa sequenza:
- Analisi
Ricostruire il processo attuale e individuare le criticità. - Obiettivo
Stabilire cosa si vuole migliorare e con quale risultato. - Progettazione
Definire dati, strumenti, persone e integrazioni necessarie. - Implementazione
Configurare o sviluppare la soluzione e introdurla nell’operatività. - Formazione
Preparare le persone che dovranno utilizzarla. - Verifica
Misurare il risultato e individuare eventuali correzioni. - Estensione
Applicare quanto appreso ad altri processi aziendali.
Questa modalità rende anche più semplice capire quali interventi hanno prodotto benefici concreti.
Come misurare i risultati della digitalizzazione
Prima di intervenire è utile stabilire alcuni indicatori.
La scelta dipende dal processo analizzato.
Per un’attività amministrativa potrebbe essere interessante misurare il tempo necessario per completare una pratica. Per il magazzino si potrebbe osservare il numero di errori, mentre nella produzione potrebbero essere rilevanti tempi di avanzamento, fermi o differenze tra pianificato e realizzato.
Alcuni indicatori generali possono essere:
- tempo medio necessario per completare un processo;
- numero di operazioni manuali;
- numero di errori o correzioni;
- tempo impiegato per reperire un’informazione;
- quantità di dati inseriti più volte;
- tempo di aggiornamento tra sistemi differenti;
- numero di attività gestite per operatore.
Il confronto tra situazione iniziale e risultato permette di capire se l’intervento sta effettivamente semplificando il processo.
Gli errori da evitare in un progetto di digitalizzazione
Uno dei rischi principali è iniziare dalla soluzione anziché dal problema.
Uno strumento può avere molte funzionalità interessanti, ma il suo valore dipende da quanto riesce a inserirsi nei processi reali dell’azienda.
Un altro errore frequente consiste nell’affrontare ogni esigenza separatamente. Aggiungere continuamente applicazioni indipendenti può creare un ecosistema sempre più difficile da gestire.
Anche l’automazione richiede attenzione. Prima di automatizzare una procedura conviene verificare che il processo sia strutturato correttamente. Automatizzare passaggi poco efficienti può semplicemente renderli più veloci senza risolverne le criticità.
Infine, va considerato il futuro. Una soluzione dovrebbe poter evolvere insieme all’organizzazione, soprattutto quando cambiano volumi, reparti, modalità di vendita o sistemi utilizzati.
Quando serve un partner per digitalizzare i processi aziendali
Arrivati a questo punto, la digitalizzazione coinvolge competenze differenti: analisi dei processi, software gestionale, integrazione tra sistemi, sviluppo, infrastruttura e assistenza.
Per questo può essere utile affiancarsi a un partner capace di partire dall’organizzazione esistente e tradurre le esigenze operative in soluzioni tecnologiche.
Il nostro approccio parte dall’analisi di processi, flussi, magazzino, produzione e contabilità prima dell’intervento tecnologico.
Le soluzioni EGM Sistemi per i processi aziendali
Quando dall’analisi emerge la necessità di intervenire su attività specifiche, EGM dispone anche di personalizzazioni rivolte a differenti contesti aziendali.
L’offerta comprende, tra le altre cose, strumenti per rete vendita e raccolta ordini, integrazione con WooCommerce, gestione dei punti vendita, attività commerciali, commesse, produzione, logistica, portali per clienti e fornitori e utility operative. Sviluppiamo inoltre funzionalità su misura per esigenze che richiedono interventi specifici.
Da dove iniziare?
Ogni progetto parte da una domanda molto concreta: quale processo oggi crea più difficoltà, richiede più tempo o limita maggiormente il lavoro dell’azienda?
Da lì si può ricostruire il flusso, individuare le attività da semplificare, stabilire quali dati devono essere condivisi e valutare quali strumenti utilizzare o integrare.
Noi di EGM Sistemi affianchiamo le aziende in questo percorso, dalla fase di analisi fino alla configurazione, personalizzazione e assistenza delle soluzioni.
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